Für viele Unternehmen und Verwaltungen sind es Einmalprojekte, andere betrifft es regelmäßig, sodass gegebenenfalls Personal zum internen Baumanagement vorhanden ist.
Sie alle eint, dass die Bautätigkeit nicht das Kerngeschäft des Unternehmens oder der Verwaltung ist, sondern Mittel zum Zweck, um die Kerntätigkeit überhaupt erst zu ermöglichen, zu erweitern oder neu zu strukturieren.
Risiko Im Bauprojekt
Bauprojekte sind in der Regel mit hohen Kosten und wesentlichen Risiken verbunden. Bauaktivitäten bedeuten für Auftraggeber ein erhöhtes Kontroll- und Überwachungserfordernis hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit, Effizienz sowie Transparenz der Projektabwicklung. Unternehmen und Verwaltungen, deren Kerngeschäft nicht im Baubereich liegt, kommen schnell an ihre organisatorischen und inhaltlichen Grenzen. Die projektrelevanten Prozesse unterscheiden sich sehr von den regulären Prozessen im Unternehmen und sind häufig nicht ausreichend im Detail definiert. Risikobehaftete Themen für Projekte aus dem Bau- und Immobilienbereich sind vielfältig und bspw.:
- Komplexität der Projekte
- Einmalvorhaben
- Kein Projekt ohne Zeitdruck
- Steuerung und Kontrolle der externen Projektbeteiligten
- Vielzahl von Baubeteiligten, mit unterschiedlichen Beziehungen und Abhängigkeiten
- kostenintensiv
- Fehlendes Know-how im Unternehmen
- Fehler in frühen Phasen mit unerkannten Auswirkungen auf spätere Phasen
- Korruptionsrisiken
- Beteiligung von Externen an internen Prozessen
In der Regel übernehmen eine Vielzahl von externen Partnern Aufgaben und Leistungen in den Projekten. Alle externen Projektbeteiligten, wie bspw. Generalplaner, Projektsteuerer bzw. EPCM sowie Owner Representative, sind in das Baugeschehen direkt mit eingebunden, treffen dementsprechend auch ihre Entscheidungen und eine Unabhängigkeit ist nicht durchweg gegeben. Für Externe besteht keine Priorität, projektrelevante Prozesse risikoarm für den Bauherrn zu gestalten.
Wie kann eine externe Baurevision unterstützen?
Die Baurevision gibt einen unabhängigen externen Blick auf das Bauprojekt. Sie ist i. d. R. nicht in das direkte Baugeschehen eingebunden und kann dementsprechend eine unabhängige Arbeitsweise gewährleisten.
Ein Ziel der Baurevision ist es, ein Bauprojekt bezüglich interner und externer Risiken zu analysieren und Schwachstellen zu identifizieren. Die projektrelevanten Prozesse und Arbeitsweisen werden hinsichtlich Ordnungsmäßigkeit, Angemessenheit, Wirksamkeit und Transparenz untersucht und Optimierungspotentiale identifiziert. Zusätzlich kommt die Baurevision auch im Zusammenhang, bspw. bei der Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität und im Rahmen von forensischen Untersuchungen zur Anwendung.
Wie kann man eine Baurevision etablieren
Bei BDO kategorisieren wir die Prüfungsarten in drei Gruppen ein, wobei die Grenzen fließend sind.
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Projektprüfungen: |
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Prozessprüfungen: |
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Sonderprüfungen, Einzelthemen: |
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Erfahrungsgemäß wird von unseren Auftraggebern verstärkt die baubegleitende Projektrevision gewählt. Ergebnis ist hier eine unabhängige Begleitung schon ab der Planungsphase. Das Ziel ist es, Risiken bereits vor Entstehung zu identifizieren, die projektrelevanten Prozesse direkt von Anfang an optimal zu definieren und die Arbeitsweisen im Projekt dahingehend zu analysieren.
Für unsere Mandanten, die regelmäßig bauen, führen wir in abgestimmten Projekten ganzheitliche Projektprüfungen (ex post) durch. Hierdurch wird das gesamte Projekt analysiert und für zukünftige Vorhaben werden Optimierungspotentiale identifiziert. Werden beim Mandanten regelmäßig Projektprüfungen „ex post“ durchgeführt, kann zusätzlich die Umsetzung von Optimierungen kontrolliert und deren Wirksamkeit analysiert und bewertet werden.
Risikoorientierte Auswahl von Prüfungsschwerpunkten
Bauprojekte unterteilen wir in neun verschiedene Themenbereiche. Diese Betrachtung ermöglicht uns einen modularen Prüfungsaufbau nach Wunsch unserer Mandanten.
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In der Regel werden durch unsere Mandanten alle Themenbereiche beauftragt. Der Schwerpunkt liegt allerdings häufig bei den Themen Rechnungsprüfung, Nachtragsmanagement und Kostencontrolling.
Fazit
Im Rahmen der risikoorientierten Revisionsplanung in Unternehmen werden Bauprojekte viel zu häufig nicht mit aufgenommen bzw. im Bauprojektmanagement nur Standardthemen, wie z. B. Beauftragung, betrachtet. Auch andere immobilienrelevante Themen, wie Facility Management, fehlen oft im Revisionsplan bzw. Audit Universe.
Die Risiken werden häufig unterschätzt bzw. nicht angemessen bewertet. Häufig wird sich nur auf die Dienstleister verlassen, diese wird aber nicht angemessen gesteuert und kontrolliert. Oftmals wird viel zu spät erkannt, wenn ein Projekt in Schieflage gerät. Ist dies einmal der Fall, egal ob hinsichtlich Kosten, Terminen oder sogar Qualität, ist ein Zurück auf den richtigen Weg oft nur mit enormem Aufwand personell und kostenmäßig möglich.
Für Unternehmen und Verwaltungen können also erhebliche Folgen entstehen, besonders im Hinblick auf die Finanzlage, die Strategie und die Reputation der Verwaltung.
Eine auf das jeweilige Unternehmen oder Projekt gezielt ausgerichtete Baurevision kann hier zur Risikominderung erheblich beitragen.